هناك بعض عوامل تشتيت شائعة في العمل مثل سيل رسائل البريد الإلكتروني المستمر والاجتماعات غير الضرورية وزملاء العمل الذين يتحدثون كثيرًا لفترات طويلة أو عدة مرات.
وفي حين أن العديد من عوامل التشتيت الأخرى تنطوي على تكنولوجيا مثل الهواتف الذكية، فإن البعض الآخر ينتج عن ثرثرة المكتب أو مجرد محاولة التركيز على العديد من المهام في وقت واحد.
وبحسب ما ورد في تقرير نشرته مجلة “فوربس” الأميركية، كشفت فيه عن تقرير من شركة البرمجيات Unily إن ما يقرب من نصف الموظفين يتعرضون لتشتيت انتباههم مرة واحدة على الأقل كل 30 دقيقة أثناء يوم العمل.. بل والأمر الأكثر إثارة للصدمة هو أن ما يقرب من ثلث الذين شملهم الاستطلاع أفادوا بأنهم يتعرضون لتشتيت الانتباه مرة واحدة على الأقل كل 15 دقيقة.
عوامل تشتيت متعددة
وتكمن المشكلة الأكثر وضوحًا عندما يتعلق الأمر بعوامل التشتيت في العمل في أن الإنتاجية تتأثر بشكل سلبي. ففي بحث أجرته Udemy، شركة متخصصة في تعليم التكنولوجيا، قال 50% من العمال والموظفين إنهم أقل إنتاجية بشكل ملحوظ بسبب عوامل التشتيت في مكان العمل.
ووفقًا لإحدى الدراسات، يستغرق الأمر في المتوسط 23 دقيقة و15 ثانية للعودة إلى المسار الصحيح بعد الانقطاع. كما أن الانقطاعات المستمرة تفرض ضريبة عاطفية، مما يؤثر سلبًا على معنويات المكتب. في نفس الدراسة، اعترف 34% من المشاركين بأنهم يحبون وظائفهم بشكل أقل بسبب عوامل التشتيت في العمل. كما أن حقيقة أن العمل عن بعد منتشر تعني أيضًا زيادة الانقطاعات المحتملة، لأسباب متعددة يمكن أن تعرقل اليوم بشكل سريع مثل الأطفال، أو حتى الحيوانات الأليفة، أو استلام مشتريات من رجل التوصيل عند باب المنزل.
ويتطلب تعلم كيفية الحفاظ على التركيز بعض التدريب والانضباط. إذا كان الشخص مستعدًا للحد من الانقطاعات وتعظيم وقت التركيز والإنتاجية، يمكن اتباع سبع طرق سهلة للحد من عوامل التشتيت في العمل، كما يلي:
1- تجنب تعدد المهام
بينما يفترض الكثيرون أن تعدد المهام يحسن الإنتاجية، فإن دماغ الإنسان غير مصممة بهذه الطريقة. تُظهر الأبحاث أن التحول بين المهام – وخاصة تلك التي تتطلب جهدًا إدراكيًا – يمكن أن يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية بنسبة تصل إلى 40%. وبالتالي، فإن الخطوة الصحيحة هي تبنى مهمة واحدة من خلال التركيز على مشروع واحد في كل مرة. بهذه الطريقة، سيكون الشخص أكثر كفاءة ويؤدي عملًا بجودة أعلى. كما تتيح هذه الطريقة فرصة الدخول في مرحلة من العمل العميق حيث ينغمس الشخص في نشاط ما لدرجة أنه يصل إلى ذروة التركيز.
2- تخصيص وقت للتسلية المنظمة
على الرغم من أن هذا قد يبدو غير منطقي، إلا أن أخذ فترات راحة مجدولة خلال اليوم يجعل الشخص أكثر كفاءة. وذلك لأنه من المرجح أن يشعر بالانتعاش، على سبيل المثال، بعد الابتعاد عن الكمبيوتر، وبمجرد استعادة الدافع، سيتمكن من زيادة قدرته على التركيز وتوليد أفكار جديدة. إن مجرد الوقوف لبضع دقائق كل ساعة يقاوم الكسل ويحسن الحالة المزاجية.
3- التخلص من سلبيات العمل عن بعد
ينفرد العمل من المنزل بمجموعة خاصة به من عوامل التشتيت المحتملة. ولكي يتمكن الشخص من الحفاظ على تركيزه، ينبغي أن يقوم بإعداد مساحة عمل مخصصة، بما يشمل مكتبًا وربما زوجًا من سماعات الرأس التي تعمل على إلغاء الضوضاء. إذا كان بإمكان الشخص ترتيب مساحة مكتب مخصصة، فسيكون هذا أفضل.
كما يجب أن يضع حدودًا حتى يفهم الأصدقاء والعائلة أنه أثناء ساعات العمل وبالتالي لن يتم إزعاجه. إذا كأن الشخص يحتاج لمزيد من التركيز فعليه أن يضع ملاحظة بالخارج مع تعليمات بعدم رنين جرس الباب وكذلك ينبغي أن ينبه المحيطين في المكان بأنه يجري مكالمة زوم حتى لا يقاطعونه أثناءها. أما إذا كان من الصعب تجنب تشتيت الانتباه في المنزل، فيمكن أن يلجأ الشخص إلى الذهاب لأحد مساحات العمل المشتركة لتأمين بيئة هادئة ومهنية.
4- تقسيم الوقت
يسمح تنظيم الوقت وإعداد جداول للمهام بتقسيم اليوم إلى كتل زمنية. بهذه الطريقة، يمكن تخصيص كل كتلة لمهمة محددة. تعد هياكل إدارة الوقت فعالة لأنها تساعد على حسن التنظيم وزيادة التركيز. ينبغي بالطبع تحديد أولويات المهام مسبقًا. ثم، يتم تخصيص فترات زمنية محددة لكل مهمة، مما يمكن أن يقلل من عوامل التشتيت.
5- تقليل الاجتماعات غير الضرورية
تظهر الأبحاث أن الاجتماعات غير الضرورية يمكن أن تكلف الشركات 100 مليون دولار سنويًا. إذا شعر الشخص بتشتت الانتباه بسبب كثرة الاجتماعات، فعليه أن يطرح على نفسه الأسئلة التالية:
• هل الاجتماع له جدول أعمال؟
• هل يمكن تغطية الاجتماع برسالة بريد إلكتروني؟
• هل يستمع معظم الحاضرين بدلاً من المشاركة؟
إذا كانت الإجابات بنعم على هذه الأسئلة، فربما يتمكن الشخص من العمل بشكل غير متزامن، مما يمكن أن يسمح بإجراء محادثات أكثر إنتاجية. كما ينبغي تخصيص أوقات خالية من الاجتماعات لضمان وجود وقت للعمل دون انقطاع.
6- إيقاف تشغيل الإشعارات
يمكن أن يكون الرد على كل بريد إلكتروني ورسالة نصية في الوقت الفعلي أمرًا مغريًا. لكن لسوء الحظ، يمكن أن يؤدي هذا النهج إلى خسارة كبيرة في الإنتاجية. للتخلص من عوامل التشتيت غير الضرورية في العمل، يجب إيقاف تشغيل جميع الإشعارات. إن الهدف هو التحقق بشكل استباقي من رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الأخرى خلال الأوقات المجدولة طوال اليوم. من خلال التحقق من كل الرسائل والمخاطبات دفعة واحدة، يمكن السيطرة على التقويم اليومي والحد من المقاطعات. ولتعزيز الإنتاجية، يمكن وضع الهاتف الذكي بعيدًا عن متناول اليد عندما لا يكون قيد الاستخدام.
7- وضع حدود للزميل الثرثار
إن التعرض لاتصالات متواصلة من شخص ما أو محادثات مطولة بشكل مزعج أثناء اليوم يمكن أن يستنزف الإنتاجية. لوضع حدود صحية، يمكن إخبار الشخص أو الصديق مسبقًا أن المتاح هو بضع دقائق فقط للدردشة. ثم، عندما يقترب من نقطة التوقف الحاسمة، يمكن تنبيهه إلى الوقت. إذا لزم الأمر، يمكن المقاطعة بأدب، لأنه مالم يتم الانتهاء من المحادثة سريعًا فسيضيع الوقت هذه المرة ولن يكترث الشخص أو الصديق بالتنبيه لضيق الوقت مستقبلًا.
